Phần mềm bán hàng siêu thị mini hay cửa hàng tạp hóa là một phần vô cùng quan trọng trong việc quản trị để có một cửa hàng kinh doanh hiệu quả, thành công, nhất là chuỗi cửa hàng siêu thị mini.

I. Phần mềm bán hàng là gì?

Phần mềm bán hàng là một phần mềm soft của công nghệ thông tin nhằm đáp ứng vào nhu cầu công tác quản lý cửa hàng hoặc chuỗi siêu thị mini, tạp hóa bán lẻ, doanh nghiệp như quản lý kho, hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên.Việc dùng phần mềm bán hàng nay ngày càng phổ biến bởi nó giúp ích cho các doanh nghiệp rất nhiều lúc người quản lý muốn có một công cụ để quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh hằng ngày.

II. Hình thức hoạt dộng phần mềm bán hàng

1. Phần mềm bán hàng offline

Phần mềm bán hàng offline ra đời nhằm hỗ trợ công việc kinh doanh với nhiều ưu điểm như: có thể sử dụng khi không kết nối internet, thay thế hoàn toàn Excel với những chức năng cần thiết cho việc bán hàng, tuy nhiên nó đã hoàn thành sứ mệnh của mình ở nhiều năm trước, lúc ấy internet vẫn chưa thông dụng. Vào thời điểm hiện tại, khi chỉ cần một chiếc Smartphone, máy tính bảng, Laptop với Wifi, 3G là bạn có thể kết nối bất kỳ nơi đâu thì phần mềm bán hàng offline ngày càng cho thấy những mặt hạn chế của mình.

2. Phần mềm bán hàng online

Phần mềm quản lý bán hàng online là công cụ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cửa hàng, doanh nghiệp như quản lý kho, hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên… Công ty chúng tôi cung cấp phần mềm quản lý bán hàng online quản lí nội bộ, server là của khách hàng tự trang bị, và đồng bộ dữ liệu các cửa hàng lại với nhau qua đường truyền cáp quang IP Tĩnh ( nơi đặt máy Server), như vậy dữ liệu khách hàng tự quản lí , độ bảo mật cao.
Vì sao nói như vậy vì bên cạnh đó , khác với công nghệ điện toán đám mây , có lẽ bạn đã biết đây là công nghệ cho phép bạn lưu trữ, đồng bộ dữ liệu và làm việc trực tiếp từ một server được treo trên đám mây internet. Thì như vậy dữ liệu trên máy Server mình không tự quản lí thì không ai đảm bảo sẽ được bảo mật tuyệt đối

Ở đây chúng ta có hai yếu tố cần biết: Thứ nhất là phần mềm quản lý bán hàng và thứ hai là quản lý online. Phần mềm quản lý bán hàng online là phần mềm cho phép bạn thực hiện các hoạt động như: kiểm hàng, xuất hóa đơn, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn, công nợ, số lượng hàng bán…và nhiều hoạt động khác. Tất cả những hoạt động này đều được thực hiện hoàn toàn tự động. Chỉ cần một cú click chuột là bạn có thể xem ngay kết quả báo cáo dó đó bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức so với việc bạn thực hiện các hoạt động này bằng tay.

Phần mềm quản lý bán hàng online cung cấp đẩy đủ các tiện ích nhằm hỗ trợ người dùng quản lý tốt nhất công việc kinh doanh của mình. Ngoài ra bạn có thể sử dụng sản phẩm của chúng tôi, mọi lúc mọi nơi thông qua mạng internet và các thiết bị di động..

III. Chức năng cần có của phần mềm bán hàng

1. Chức năng phần mềm bán hàng: Quản lý Bán hàng:

  • Các chức năng chính của module này :
  • Quản lý Thông tin khách hàng
  • Quản lý Bán hàng theo Ca, theo Nhân viên Bán hàng
  • Quản lý Công nợ khách hàng
  • Màn hình Bán hàng: Thao tác đơn giản, tự động phần lớn các tính toán trong quá trình bán hàng
  • Có thể bán bằng mã vạch hoặc mã hàng / tên hàng
  • Tự động áp dụng và tính toán các mức chiết khấu, giảm giá … theo thông số đã được thiết lập
  • Màn hình tính tiền: thao tác nhanh và chính xác

 

Bên cạnh các chức năng tác nghiệp, Module này còn hỗ trợ cho bộ phận Bán hàng chăm sóc khách hàng tốt hơn thông qua chức năng theo dõi tình hình Công nợ và số lần giao dịch của mỗi khách hàng.

2. Chức năng phần mềm bán hàng: Quản lý Mua hàng:

  • Các chức năng chính của module Mua hàng:
  • Đặt hàng: có thể đặt hàng theo từng nhà cung cấp hoặc đặt hàng theo định mức tồn kho
  • Nhận hàng: Nhận hàng theo đơn đặt hàng hoặc không có đơn hàng
  • Nhập kho và thanh toán chi phí mua hàng
  • In mã vạch cho những mặt hàng nhập kho chưa có mã vạch, số lượng mã vạch và mặt hàng được tự động kết nối với số lượng hàng nhập kho
  • Các tiện ích khác:
  • Mặt hàng được mua từ nhà cung cấp nào, giá mua bao nhiêu, và bán cho ai, giá bao nhiêu
  • Quản lý tồn kho theo từng đơn vị và từng kho ( nếu mặt hàng có nhiều đơn vị ).

 

3. Chức năng phần mềm bán hàng: Quản lý Kho

  • Các chức năng chính của Module Quản lý Kho:
  • Quản lý Thông tin mặt hàng, định mức tồn kho từng mặt hàng
  • Chỉnh sửa giá mua, giá bán, chiết khấu …
  • Thiết kế và In mã vạch
  • Chuyển đổi đơn vị, Quản lý hàng tồn kho mỗi mặt hàng theo từng đơn vị.
  • Các báo cáo liên quan về nghiệp vụ Quản lý Kho: Thẻ kho, ghi nhận các giao dịch xuất, nhập …

4. Chức năng phần mềm bán hàng: Quản lý Tài chính

  • Quản lý tổng hợp chi: chi mua hàng, chi trả công nợ, chi phí khác
  • Quản lý tổng hợp thu: thu từ bán hàng, thu công nợ, doanh thu khác
  • Quản lý sổ quỹ tiền mặt
  • Giúp quản lý cửa hàng biết được quỹ tiền mặt hiện có sau khi thực hiện thu và chi trong khoảng thời gian được chọn

 

5. Chức năng phần mềm bán hàng: Báo cáo thống kê

  • Thống kê các đơn hàng, các mặt hàng đã bán theo thời gian, theo khách hàng, theo cửa hàng,…
  • Thống kê được doanh thu theo thời gian, theo nhóm hàng, theo mặt hàng
  • Báo cáo tổng hợp thu chi theo thời gian
  • Báo cáo công nợ khách hàng theo cửa hàng, theo tháng
  • Báo cáo công nợ phải thu theo cửa hàng, theo tháng
  • Báo cáo tổng hợp kết quả kinh doanh theo thời gian
  • Thống kê xuất nhập tồn theo tháng.
Phần mềm bán hàng là một công cụ để quản trị quá trình kinh doanh

IV. Sử dụng phần mềm bán hàng sao cho hiệu quả

1. Lựa chọn phần mềm bán hàng phù hợp với nhu cầu

Trên thị trường hiện có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm bán hàng, từ miễn phí (free) đến trả phí trọn gói hoặc theo tháng, từ Offline đến online. Mỗi phần mềm bán hàng đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng vì mỗi đơn vị chỉ tập trung vào một tệp khách hàng, tức là ngành nghề kinh doanh chuyên biệt.

Do đó vấn đề khi người có nhu cầu sử dụng phần mềm bán hàng cần phải nghiên cứu kỹ các tính năng, chức năng của phần mềm phù hợp với nhu cầu của mô hình kinh doanh của mình ví dụ như: Cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini sẽ có nhu cầu sử dụng phần mềm khác với các mô hình kinh doanh khác như cafe, hoa quả, nhà hàng…

2. Đầu tư chi phí mua phần mềm bán hàng thì phải sử dụng

Đặc điểm chung của rất nhiều người kinh doanh cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini là mua phần mềm bán hàng về nhưng sử dụng không đến nơi đến chốn, cần nhớ một điều rằng giá trị của phần mềm chỉ được đánh giá, phân tích trên số liệu đúng. Nhưng hầu hết dữ liệu trên phần mềm đều sai, do đó chỉ sử dụng chức năng duy nhất là test bán sản phẩm, một sự lãng phí vô cùng lớn và không hề khai thác dữ liệu để đưa ra định hướng kinh doanh.

Lý do chủ yếu là các hộ kinh doanh cá thể cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini lấy lý do bận công việc bán hàng, không có thời gian nhập liệu vào máy.

3. Phải nắm chắc kiến thức sử dụng phần mềm bán hàng

Một yếu tố nữa là hầu như rất ít người mua và sử dụng phần mềm có thể khai thác triệt để các chức năng, tính năng có trong phần mềm, để có thể quản lý, quản trị cửa hàng của mình một cách hiệu quả và khoa học nhất.

Người biết sử dụng phần mềm cơ bản đối với mô hình kinh doanh siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa tối thiểu cũng phải biết sử dụng phần mềm bán hàng của mình để có thể phân tích dữ liệu để quản trị cửa hàng của mình tốt hơn:

  • Lọc list sản phẩm bán tốt
  • Lọc list sản phẩm bán chậm
  • Kiểm soát giá vốn của hàng hóa
  • Phân tích list tồn hàng hóa và đưa ra phương án sử lý: đặt hàng, luân chuyển, đổi trả…
  • Phân tích lợi nhuận của hàng
  • Phân tích nhà cung cấp
  • ….

 

Bạn có muốn Comment gì đó?