Quy trình kiểm kê kho siêu thị mini hay cửa hàng tạp hóa đóng vai trò quan trọng trong khâu kiểm soát vận hành cũng như phòng tránh thất thoát tại cửa hàng, nhưng đa phần các mô hình kinh doanh này lại khá lúng túng trong việc kiểm kê này.

Quy trình kiểm kê kho siêu thị mini là gì?

Là các bước của công việc của kế toán dùng để kiểm tra tại chỗ các loại tài sản của doanh nghiệp như: nguyên vật liệu, tài sản cố định, hàng hóa, tiền mặt … bằng cách cân đo đong đếm để xác định số lượng và chất lượng thực tế của tài sản nhằm đối chiếu với sổ ghi kế toán từ đó phát hiện ra sự sai lệch giữa sổ ghi của kế toán với sổ ghi thực tế và đưa ra phương án giải quyết xử lý.

Đối với các mô hình kinh doanh cửa hàng tạp hóa hay siêu thị mini thường chỉ quan tâm tới việc kiểm kê hàng hóa siêu thị mini mà bỏ qua các công đoạn kiểm kê liên quan đến những thứ khác như: tài sản cố định, vật dụng, đồ dùng, tiền măt… ở bài viết này nội dung chỉ đi sâu về Quy trình kiểm kê kho siêu thị mini

Có hai loại kiểm kê

  • Theo phạm vi kiểm kê: Kiểm kê từng phần, và kiểm kê toàn phần
  • Theo thời gian tiến hành kiểm kê: Tuỳ theo đối tượng kiểm kê mà sử dụng phương pháp kiểm kê phù hợp.

          – Kiểm kê hiện vật: Cân đo đóng đếm trực tiếp tại chỗ đối tượng được kiểm kê. Khi kiểm kê phải có            mặt của người chịu trách nhiệm bảo quản hiện vật, phải chú ý tới số lượng và chất lượng của hiện vật.

– Kiểm kê từng mặt: các chứng từ kế toán có giá trị như tiền thì đếm trực tiếp từng loại và đối chiếu             với số quỹ. Khi kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê quỹ theo mẫu như quy định.

– Kiểm kê TGNH và các khoản thanh toán: Thì tiến hành đối chiếu số dư từng khoản giữa sổ kế toán            của doanh nghiệp và số của ngân hàng hay hơn đơn vị có quan hệ thanh toán.

Quy trình kiểm kê kho siêu thị mini
Quy trình kiểm kê kho siêu thị mini

Quy trình kiểm kê kho siêu thị mini

Bước 1: Kiểm tra sơ bộ lại hàng hóa tại kho

Sau một thời gian hoạt động kinh doanh, nhiều hành động nhập, xuất, di chuyển hàng hóa sẽ ảnh hưởng tới việc bố trí hàng hóa tại kho hàng, cũng như việc xuất hiện những sản phẩm, lô hàng hóa bị cận, hết date hay bị hư hỏng không thể dùng vào việc bán hàng cho người tiêu dùng thì cần phải để tách riêng và có hướng xử lý riêng.

Bước 2: Phân lại khu sản phẩm trong kho siêu thị mini

Ở bước này là kiểm tra lại, vì trong nguyên tắc sắp xếp hàng hóa tại kho siêu thị cần phải có kế hoạch sắp xếp hàng hóa theo khu, phân lô, phân vùng ngành hàng, sản phẩm một cách khoa học không chỉ có tác dụng hỗ trợ trong việc kiểm kê hàng hóa mà thuận tiện trong quá trình nhập mua, xuất bán hoặc di chuyển tới các kệ hàng, cửa hàng để bày bán sản phẩm.

Bước 3: Chốt lại dữ liệu trong sổ kế toán hay phần mềm bán hàng.

Hầu hết các phần mềm bán hàng chuyên nghiệp đều cho phép bạn lấy được số liệu chốt một cách dễ dàng. Và các phiên bản quản lý kho.

Đơn giản, ta chỉ cần chọn xem báo cáo tồn kho tới ngày kiểm kê. Bạn chỉ cần xuất ra là sẽ có dữ liệu lý thuyết và in ra giấy là được.

Lưu ý trong tình huống list danh sách sản phẩm kinh doanh tại siêu thị mini quá lớn (ví dụ > 30.000 sản phẩm) thì cần chia nhỏ file ra để thuận tiện hơn trong công việc kiểm kê kho siêu thị mini.

Công cụ kiểm kê có thể là máy PDA, còn đối với các cửa hàng, siêu thị mini có quy mô nhỏ thì có thể dùng đầu đọc mã vạch đơn, hoặc đa tia để hỗ trợ trong công việc kiểm kê, hoặc thuê đơn vị cung cấp máy kiểm kê PDA.

Bước 4: Tiến hành kiểm kê

Ở bước này cửa hàng tiến hành kiểm kê số lượng hàng hóa có trong kho, gọi là số lượng thực tế để lấy dữ liệu so sánh với số lượng lý thuyết ở bước 5.

Lưu ý:

Tùy phạm vi kiểm soát ở các bước kiểm kê hàng hóa tại kho siêu thị mini mà có nên để số lượng tồn sổ sách trên bảng in.

Bước 5: So sánh số lượng thực tế với số liệu trên phần mềm

Sau khi đã có được kết quả kiểm kê thực tế, ta cần phải xác định số chênh lệch giữa lý thuyết & thực tế.

Trên thực tế, 99,9% các cửa hàng, siêu thị, doanh nghiệp sản xuất đều có một tỉ lệ chênh lệch nhất định.

Do vậy, đây là việc không thể không làm sau mỗi đợt kiểm kê.

Dựa vào tỉ lệ chênh lệch, ta sẽ đánh giá được tình hình quản lý kho và có những biện pháp phù hợp

Bước 6: Tổng kết, tìm giải pháp và lên kế hoạch

Việc tiếp theo cần làm là tổng kết lại những chênh lệch từ kết quả kiểm kê hàng tồn kho và tìm ra nguyên nhân, giải pháp cho từng trường hợp cụ thể. Mặc dù là công đoạn cuối nhưng lại cực kì quan trọng, bạn nên làm cẩn thận và triệt để, như vậy mới tránh việc tiếp diễn tình trạng đó vào kỳ sau.

Kiểm kê kho không chỉ để phát hiện thất thoát mà còn là bước tổng kết lại tình hình trong suốt một chặng kinh doanh siêu thị mini. Từ kết quả bạn sẽ biết được mặt hàng nào đang bán chạy, thực trạng nhập hàng ra sao để từ đó lên kế hoạch phát triển kinh doanh siêu thị mini phù hợp trong tương lai.

Trên đây là Quy trình kiểm kê kho siêu thị mini cơ bản cho việc quản lý siêu thị mini, tùy vào tình hình thực tế, quy mô và đặc trưng riêng mà bạn cần phải điều chỉnh cho phù hợp.

Các bài liên quan:

Bạn có muốn Comment gì đó?