Xây dựng quy trình hoạt động siêu thị mini là điều bắt buộc trước khi đưa một siêu thị đi vào hoạt động kinh doanh, nhưng đa phần các siêu thị lại rất yếu trong việc này.

 QUY TRÌNH là gì?

Quy trình là trình tự thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị. Quy trình xuất hiện phổ biến trong quá trình tổn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ như quy trình bán hàng, quy trình giao việc, quy trình tuyển dụng….

Hay quy trình là trình tự đã được quy định. Làm trái quy định là vi phạm kỷ luật. Quy trình cũng là một phạm trù pháp luậ của một tổ chức.

1. Vậy quy trình hoạt động siêu thị mini là gì?

Quy trình hoạt động siêu thị mini bao gồm các quy trình nhỏ của từng bộ phận, từng phòng ban nhằm giúp cho cán bộ nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình.

Vai trò của các bộ quy trình trong hoạt động kinh doanh siêu thị mini là gì?

1.1. Đơn giản hóa công việc giúp cho nhân sự có thể dễ dàng hình dung công việc của mình.

1.2. Tăng năng suất lao động và quy mô sản xuất, kinh doanh.

1.3. Tăng cường lao động và sức khỏe nghề nghiệp.

1.4. Khả năng cải tiến liên tục để tăng năng suất và chất lượng công việc, nhân sự.

1.5. Có thể phổ thông hóa yêu cầu chuyên mô khi tuyển dụng.

1.6. Dễ tổ chức hoặc gắn kết thành dây chuyền hoạt động kinh doanh.

1.7. Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá.

1.8. Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự.

1.9. Giảm thiểu lãng phí của “phương pháp thử và sai”, phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh.

1.10. Dễ bảo mật.

1.11. Dễ nhân rộng mô hình kinh doanh.

Xây dựng quy trình hoạt động siêu thị mini
Xây dựng quy trình hoạt động siêu thị mini

2. Các loại quy trình hoạt động kinh doanh siêu thị mini

Có hai loại quy trình phổ biến là: Quy trình đơn giản, và quy trình phức hợp. Đối với mô hình kinh doanh siêu thị mini, thì nên tập trung xây dựng bộ quy trình hoạt động dạng đơn giản bao gồm:

2.1 Quy trình kinh doanh siêu thị mini.

2.2 Quy trình bán hàng siêu thị mini.

2.3 Quy trình chăm sóc khách hàng

2.4 Quy trình nhập mua.

2.5 Quy trình về kiếm soát thất thoát hàng hóa

2.6 Quy trình đổi trả hàng hóa

2.7 Quy trình kiểm kê

2.8 Quy trình xử lý hàng hỏng, đổi trả.

2.9 Quy trình bàn giao ca

2.10 Quy trình bán hàng

2.11 Quy trình tuyển dụng

2.12 Quy trình huấn luyện, đào tạo.

2.13 Quy trình giao việc

2.14 Quy trình đánh giá chất lượng nhân sự

2.15 Quy trình xin nghỉ việc

2.16 Quy trình giao hàng

……

Quy trình hoạt động siêu thị mini sẽ bao gồm rất nhiều bộ quy trình nhỏ cho mỗi phòng ban, vị trí, công việc nhất định. Việc xây dựng bộ quy trình hoạt động siêu thị mini này sẽ giúp cho việc kinh doanh của siêu thị đó có nề nếp, có tổ chức và quan trọng nhất chính là mỗi nhân viên, quản lý họ biết mình phải làm gì để tốt cho cá nhân, tốt cho tổ chức.

3. Cách viết bộ xây dựng bộ quy trình hoạt động siêu thị mini

3.1. Lịch sử sửa đổi / Revision History

Đây là phần thể hiện lịch sử của quy trình. Nó bao gồm phiên bản của quy trình, ngày sửa đổi, nội dung sửa đổi, người sửa đổi, người phê duyệt quy trình trước khi ban hành rộng rãi và đưa vào sử dụng.
3.2. Mục đích của quy trình / Purposes

Khi chúng ta viết một quy trình, mục đích của quy trình đó là gì? Nó giúp ích gì cho tổ chức? Những nội dung như vậy thì bạn sẽ thể hiện tại phần này.
3.3 Phạm vi áp dụng / Scope

Quy trình chúng ta viết áp dụng cho đối tượng nào? Áp dụng cho toàn Công ty, hay áp dụng cho một phòng ban nào đó? Hoặc thậm chí áp dụng cho một vài cá nhân nào đó,… thì những thông tin này ta thể hiện ở đây. Những người được thể hiện ở mục này phải có trách nhiệm thực hiện theo quy trình này.
3.4. Tham khảo / References

Nếu quy trình chúng ta viết có liên quan đến một hay nhiều quy trình khác, hoặc quy trình chúng ta có dùng đến các thuật ngữ, định nghĩa cần tham khảo thêm nội dung bên ngoài thì chúng ta để các thông tin ở mục này. Khi có nhu cầu, người đọc có thể tra cứu để biết thêm thông tin.
3.5. Định nghĩa và điều khoản quy định / Terms and Definitions

Nếu trong quá trình thiết kế quy trình, chúng ta cần phải áp dụng các điều khoản thì hành nào thì chúng ta thể hiện ở đây. Ngoài ra nếu chúng ta dùng các thuật ngữ riêng, thuật ngữ viết tắt, từ chuyên môn,… thì chúng ta giải thích chi tiết ở đây, để khi người đọc không rõ thì có thể tra cứu ở đây.

3.6. Vai trò và trách nhiệm / Roles and Responsibilities

Ở phần này chúng ta sẽ mô tả, vai trò và trách nhiệm của mọi người khi tuân thủ quy trình này. Tùy theo vị trí, vai trò, nhiệm vụ của mỗi người mà sẽ có chức năng, nhiệm vụ vai trò khác nhau trong quy trình. Ví dụ cho dễ hình dung thì nhân viên của Công ty chịu trách nhiệm tuân thủ theo quy trình, các vị trí cao hơn như từ cấp lãnh đạo của tổ chức, phòng ban,…ngoài nhiệm vụ phải tuân thủ quy trình thì còn có các nhiệm vụ khác như là xem xét quy trình, phê duyệt quy trình, đề xuất thay đổi quy trình,…
3.7. Quy trình và yêu cầu / Procedures and Requirements

Bước này có thể xem là bước quan trọng nhất của quy trình, chúng ta sẽ mô tả chi tiết từng bước thực hiện của quy trình. Ngoài ra để thuận tiện, chúng ta nên thiết kế quy trình theo cấu trúc sơ đồ hình vẽ thay vì liệt kê chi tiết các bước, để cho người xem dễ hình dung các bước thực hiện. Ngoài ra thiết kế quy trình theo sơ đồ sẽ làm ngắn gọn quy trình, giúp cho người đọc dễ dàng hiểu rõ và nắm quy trình dễ dàng hơn.
3.8. Form mẫu, tập tin đính kèm / Attachments, Forms

Nếu trong việc thực hiện quy trình, chúng ta cần dùng đến các form mẫu, các tập tin đính kèm khác thì chúng ta phải thể hiện ở đây. Vậy chúng ta phải thể hiện bằng cách nào? Chúng ta thể hiện bằng cách lưu các form, tập tin đính kèm này nơi nào đó, đảm bảo mọi người đều có thể truy cập vào để lấy về sử dụng, tham khảo khi cần. Sau đó chúng ta cung cấp đầy đủ thông tin tên form, tập tin đính kèm, link truy cập, tài khoản truy cập nếu có.

>> Xem thêm: Kinh nghiệm

Các bài liên quan:

Bạn có muốn Comment gì đó?